担当者必読！ホームページリニューアルをスムーズに進めるための準備リスト
「そろそろ自社のホームページをリニューアルしたいけれど、何から手をつければいいのかわからない」
そんなお悩みを抱えていませんか。
いざ担当者に選ばれても、日々の通常業務が忙しい中で、サイトの目的を考え直したり、社内から出るさまざまな意見をまとめたりするのは、想像以上に負担がかかるものです。
いざ進めようとしても、写真や文章の素材をどう集めるか、無理のないスケジュールをどう立てるべきか、迷ってしまうことも多いのではないでしょうか。
この記事では、担当者にかかる負担をできるだけ減らし、ホームページリニューアルの準備をスムーズに進めるためのヒントをわかりやすく解説します。
失敗しないための目的の見直し方から、社内の不満の上手なまとめ方、そして、つわものぐらへご相談いただく前に整理しておきたい簡単なメモの作り方まで、順番にお伝えします。
ウェブの知識に自信がなくても大丈夫です。
まずはこの記事を読んで、一つずつ無理のない範囲で準備を進めていきましょう。
Contents
1. リニューアルで失敗しないために！まずはウェブサイトの目的を見直そう
自社のウェブサイトを新しくしようと思ったとき、とにかく見た目を今っぽくしたいと考える方は多いかもしれません。しかし、リニューアルをスムーズに進め、本当に納得のいくものにするためには、一番初めに目的をしっかりと見直すことが大切です。この記事では、目的を整理するためのヒントと、準備段階での考え方をお伝えしますね。
実際にウェブサイトの目的を見直す際の考え方として、三つの例をご紹介します。
・ある店舗の店長の場合
近隣エリアからの来店を増やしたいという課題がありました。そこで、まずは予約のしやすさを目的の中心に据え、スマートフォンの画面から迷わず予約の画面へ進めるような構成を考えました。
・ある事業所の担当者の場合
人手不足に悩み、新しい仲間を採用したいという課題を抱えていました。そこで、職場の雰囲気や現場スタッフの様子を前面に出し、求職者に安心感を持ってもらうことを目的として内容を整理しました。
・ある会社の代表の場合
名刺交換の際に信頼感を与えたいという課題がありました。事業内容や会社の歴史をわかりやすく伝えることを目的とし、派手な演出よりも誠実さが伝わる落ち着いた見せ方を選びました。
ここで、目的を整理する段階でよくいただくご質問にお答えしますね。
質問一、目的は一つに絞らないといけませんか。
回答、複数あっても大丈夫ですが、優先順位をつけることが大切です。一番伝えたい相手は誰かを決めることで、全体の軸がぶれにくくなりますよ。
質問二、現状の課題が自分たちだけではわかりません。
回答、日々の業務の中で感じている小さな不便さや、お客様からよく聞かれることを書き出すだけでも、立派な課題の洗い出しになります。焦らずに少しずつ整理していきましょう。
質問三、目的を整理した後はどうすればいいですか。
回答、整理した目的をもとに、必要な情報や写真を揃えていく準備に進みます。目的が明確であれば、必要なものも自然と見えてきますので安心してくださいね。
リニューアルの第一歩は、目的の再確認から始まります。神戸市中央区周辺で事業をされている方で、もし目的の整理が難しくて何から手をつければいいか迷ってしまったときは、つわものぐらへお気軽にご相談ください。現状の課題を紐解きながら、最適なウェブサイトのあり方を一緒に考えていきましょう。
2. 今のサイトのどこを変えたい？社内の不満を上手にまとめるコツ
ホームページを新しくしようと決まったとき、まず直面するのが社内の意見をどうまとめるかという問題ではないでしょうか。立場によって求めるものが違うことはよくあります。まずは、今のホームページに対してどのような不満があるのか、社内の声を広く集めることから始めてみてください。いきなり解決策を求めるのではなく、「どこが使いにくいか」「どんな情報が足りないと感じているか」など、現場のリアルな困りごとをそのまま書き出してもらうのがポイントです。
実際に、現場の声をどのようにまとめて進めればよいのか、いくつか具体的な例をご紹介します。
一つ目は、ある小売店の店長が中心となった例です。日々の業務で在庫や営業時間に関する電話対応に追われているという課題がありました。そこで、お客様からよく聞かれる内容をホームページに掲載することで業務の負担を減らすという方向で、現場の意見を取りまとめました。
二つ目は、ある事業所の営業担当者の例です。これまでのホームページは会社案内のような内容にとどまっており、自社ならではの強みが伝わらないという課題を抱えていました。そこで、普段の営業活動でお客様から評価されているポイントを洗い出し、それらを前面に押し出す形で意見を整理しました。
三つ目は、ある施設の現場スタッフの例です。イベント情報の更新作業が難しく、情報が古いままで放置されがちという課題がありました。この場合、現場の負担を減らすために、手元のスマートフォンからでも簡単に更新できるような仕組みを導入したい、という要望として意見を集約しました。
このように、それぞれの立場からの不満や要望を具体的な業務の課題と結びつけることで、何を改善すべきかが明確になります。
ここで、社内の不満をまとめる際によくあるご質問にお答えします。
質問、社内の意見が多すぎてまとまらない場合はどうすればよいですか。
回答、まずは現状の不満をすべて書き出してみてください。そのうえで、お客様への対応を良くするものや、日々の業務負担を大きく減らせる項目から優先順位をつけるのがひとつの方法です。
質問、どの部署の意見を優先して聞くべきですか。
回答、特定の部署に偏らず、お客様と直接関わる現場スタッフの声を中心に整理していくと、ホームページを訪れる方にとって本当に役立つ形が見えてきやすくなります。
質問、率直な不満を聞き出す良い方法はありますか。
回答、定期的な会議の短い時間を活用して共有の場を設けたり、目安箱のような形で自由に意見を書き込めるようにしたりすると、普段は言いにくい本音が集まりやすくなります。
社内の声を上手にまとめることが、スムーズなリニューアルの第一歩です。集まった意見をどう形にしていけばよいか迷った際は、私たちつわものぐらまでご相談ください。神戸市中央区や近隣エリアの皆様を中心に、現状の課題を丁寧にヒアリングし、最適な進め方を一緒に整理させていただきます。専門的な言葉を使わずわかりやすくサポートいたしますので、初めて担当される方でも安心してお話しいただけます。
3. 写真や文章の準備でつまずかない！素材集めをスムーズに進める方法
ホームページを新しくする際、意外と時間がかかってしまうのが、写真や文章といった素材の準備です。いざ作ろうとした時に「良い写真がない」「どのような文章を書けばいいかわからない」と手が止まってしまうことは少なくありません。神戸市中央区周辺で事業を営む方々からも、素材集めの段階で悩んでしまうというご相談をよくいただきます。そこで、負担を減らして素材集めをスムーズに進めるための考え方やコツをお伝えします。
素材集めを円滑に進めるためには、最初から完璧を目指さない事前の段取りがとても大切になります。どのような場面でつまずきやすいのか、現場の具体例を三つ交えて見ていきましょう。
一つ目は、飲食店における料理写真の準備です。メニューを新しくしたものの、手元に魅力的な写真がないという課題がありました。この場合、まずは手持ちの仮の写真を配置して全体の枠組みを作り、後から整った写真に差し替えるという進め方をすると、制作の進行を止めることなくスムーズに進めることができます。
二つ目は、ある事業所における自社技術の紹介文です。現場の担当者が文章を書く時間がとれず、専門用語ばかりになってしまうという課題がありました。このような時は、箇条書きで伝えたいキーワードだけを書き出し、それを元に後から文章を組み立てていく進め方が有効です。無理に最初から長い文章を書き上げる必要はありません。
三つ目は、ある店舗でのスタッフ紹介の素材です。スタッフの入れ替わりなどもあり、全員の顔写真と自己紹介文を一度に揃えるのが難しいという課題がありました。この場合、まずは代表者や店長の紹介のみで公開し、他の現場スタッフの情報は後から少しずつ追加していくという進め方をすると、公開までの道のりがぐっと近くなります。
ここからは、素材の準備についてよくいただく質問に回答します。
質問：写真はスマートフォンで撮影したものでも大丈夫ですか。
回答：はい、明るい場所でピントを合わせて撮影すれば、十分に活用できる場合が多いです。どうしても撮影が難しい場合は、私たちが撮影のサポートやアドバイスを行うこともできます。
質問：文章を書くのが苦手なのですが、どうすればよいでしょうか。
回答：箇条書きのメモや、日頃お客様によく聞かれることを書き出すだけでも立派な素材になります。それを元に、私たちがわかりやすい文章に整えるお手伝いをすることも可能ですのでご安心ください。
質問：すべての写真や文章が揃ってからでないと、制作は始められませんか。
回答：いいえ、すべてが揃っていなくても、仮の画像や文章を入れて枠組みの制作を進めることができます。準備できたものから順次差し替えていく前提で進めれば、無駄な待ち時間を省くことができます。
写真や文章の準備は、難しく考えすぎるとどうしても手が止まってしまいます。まずは今あるものを使ったり、簡単な箇条書きでまとめたりと、できるところから少しずつ進めていくのが一番のコツです。神戸市中央区周辺でホームページの準備や素材集めにお悩みの方は、ぜひ一度つわものぐらにご相談ください。現在の状況に合わせて、無理のない進め方を一緒に整理させていただきます。
4. 担当者にかかる負担を減らそう！無理のないスケジュールの立て方
ウェブサイトを新しくする際、担当者の方に大きな負担がかかってしまうことは少なくありません。通常業務に加えて、確認作業や素材の準備など、やることが山積みになってしまうからです。そこで大切なのが、無理のない計画を立てることです。
まずは、全体の期間に余裕を持たせることがポイントです。例えば、三ヶ月で完成させたいという場合でも、社内の確認作業や修正のやり取りを含めると、プラス一ヶ月ほどの余裕を見ておくのが安心です。次に、自分たちで準備するものの期限を明確にしましょう。写真や文章の準備は、想像以上に時間がかかる作業です。いつまでに何が必要かを一覧表にし、少しずつ進められるようにしておくと、直前に慌てずに済みます。また、担当者を一人に絞らず、社内で協力できる体制を作ることも大切です。文章をチェックする人、写真を集める人など、役割を分担することで、一人の負担を減らすことができます。
ここで、無理なく進めるための具体例を三つご紹介します。
一つ目は、ある店舗の例です。店長が日常の業務で忙しく、ウェブ用の写真を用意する時間がとれないという課題がありました。そこで、制作と合わせて撮影も依頼することで、店舗の負担を減らしながら計画通りに進めることができました。
二つ目は、ある会社の例です。広報担当が社内の各部署から情報を集めるのに時間がかかり、計画が遅れがちになるという不安がありました。そのため、情報の提出期限をあらかじめ長めに設定し、余裕を持った日程を組むことでスムーズに完了しました。
三つ目は、ある事業所の例です。代表が何から手をつけていいか分からず、作業が止まってしまうという悩みがありました。最初の打ち合わせで必要な準備リストを一緒に作成し、優先順位を決めて一つずつ取り組むことで、不安なく進めることができました。
よくいただくご質問にもお答えします。
どのくらいの期間を見込んでおけばいいですかという疑問についてですが、規模や準備状況によります。数ヶ月から半年程度の余裕を持っておくと安心です。
途中で計画を変更することはできますかという不安もよくお聞きしますが、進めながら柔軟に調整していくことが可能です。無理のないペースを大切にしています。
準備するものが多くて不安だというお声もありますが、必要なものはお打ち合わせの中で一緒に整理します。一人で抱え込まずに、ご安心ください。
ウェブサイトの刷新は、事前の準備と無理のない計画が成功の鍵を握ります。担当者の方の負担をできるだけ減らし、日常の業務と両立させながら進めていくことが大切です。株式会社つわものぐらでは、神戸市中央区や三宮、元町、ハーバーランドなどの近隣エリアを中心に、皆様のペースに寄り添ったサポートを行っています。写真撮影や文章の準備などでお困りの際は、一緒にお手伝いすることが可能です。少しでも不安なことがあれば、お問い合わせ窓口からぜひお気軽にご相談ください。
5. はじめてでも安心！つわものぐらへ相談する前に整理しておきたいメモ
自社のホームページを新しくしたいと考えたとき、何から手をつければよいか迷ってしまうことはありませんか。とくに初めて担当になった場合、専門的な知識がなくても大丈夫なのか、どのように要望を伝えればよいのか不安を感じるかもしれません。神戸市中央区周辺の事業者さまからも、そのようなお悩みをよく伺います。ここでは、株式会社つわものぐらへご相談いただく前に、少しだけ整理しておくと打ち合わせがスムーズになるポイントをご紹介します。完璧にまとまっていなくてもまったく問題ありませんので、安心してお読みください。
まずは、現在のホームページで感じている課題や、新しくしたい理由を簡単にメモしておくのがおすすめです。たとえば、以下のようなイメージです。
一つ目の例は、ある飲食店の店舗オーナーの場合です。現在のサイトはスマートフォンで見づらく、お客様から営業時間やメニューがわかりにくいというお声がありました。そこで、スマートフォン対応をしっかり行い、予約の問い合わせを増やしたいという目的を整理しました。
二つ目の例は、ある製造業の担当者の場合です。社内で更新作業ができる人が限られており、お知らせ一つ掲載するのにも時間がかかってしまうという課題がありました。新しいサイトでは、専門知識がなくても現場のスタッフが簡単に更新できる仕組みを取り入れたい、という要望をまとめました。
三つ目の例は、あるサービスの提供をおこなう事業所の場合です。求人に力を入れたいものの、職場の雰囲気が求職者に伝わっていないという悩みがありました。そのため、働くスタッフの写真や動画を多く活用し、採用活動に役立てたいという方向性を整理しました。
ここからは、リニューアルのご相談をいただく際によくお寄せいただく疑問を三つご紹介します。
質問一、まだ具体的な構成やデザインが決まっていなくても相談できますか。
回答、はい、もちろん可能です。現状のお悩みや、こうなったらいいなというぼんやりとしたご希望をお聞かせいただければ、一緒に整理しながら方向性を考えていきますので、そのままの状態でお気軽にご相談ください。
質問二、写真や文章はこちらで用意しなければなりませんか。
回答、状況によりますが、ご用意が難しい場合は撮影や文章作成のサポートも行っております。どのような素材が必要になるかも含めて、打ち合わせのなかでご提案いたします。
質問三、専門用語がわからず、うまく伝えられるか不安です。
回答、専門用語はできるだけ使わず、わかりやすい言葉で丁寧にご説明します。わからないことがあれば何度でも聞いていただいて構いませんので、リラックスしてお話しください。
ホームページのリニューアルは、現状の課題を解決し、事業をより良くするための大切なステップです。事前に簡単なメモを用意していただくことで、私たちが皆様の思いをより深く理解し、適切なご提案をすることが可能になります。ですが、すべてを完璧に準備する必要はありません。悩んでいることや迷っていることがあれば、そのまま株式会社つわものぐらへご相談ください。神戸市中央区や近隣エリアの皆様の力になれるよう、丁寧にお手伝いいたします。
